En una inspección de SUNAFIL o en la auditoría de un cliente, lo primero que piden son los registros. La lista está en el reglamento de la Ley 29783, y los formatos de referencia en una resolución ministerial. Esta guía resume los dos, con los plazos de conservación.
Los 8 registros del artículo 33
El artículo 33 del D.S. 005-2012-TR establece estos registros obligatorios del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo:
| Registro | Qué se anota |
|---|---|
| a) Accidentes de trabajo, enfermedades ocupacionales, incidentes peligrosos y otros incidentes | Cada evento, con su investigación y las medidas correctivas. |
| b) Exámenes médicos ocupacionales | Los exámenes de cada trabajador. |
| c) Monitoreo de agentes físicos, químicos, biológicos, psicosociales y factores de riesgo disergonómicos | Las mediciones del ambiente de trabajo: ruido, polvo, iluminación, posturas. |
| d) Inspecciones internas de seguridad y salud en el trabajo | Las inspecciones, lo encontrado y lo que se corrigió. |
| e) Estadísticas de seguridad y salud | Los indicadores: accidentes, días perdidos, frecuencia. |
| f) Equipos de seguridad o emergencia | Extintores, botiquines, alarmas y su estado. |
| g) Inducción, capacitación, entrenamiento y simulacros de emergencia | Cada sesión, con los asistentes. |
| h) Auditorías | Las auditorías del sistema y sus resultados. |
Los formatos de la RM 050-2013-TR
La Resolución Ministerial 050-2013-TR aprobó formatos referenciales para estos registros. Dos cosas importan:
- Los formatos son referenciales: puede usar los suyos o los de un sistema.
- La información mínima que contienen sí es obligatoria. Si su registro no tiene esos datos, está incompleto aunque use otro diseño.
La misma resolución trae un modelo de reglamento interno de SST y una guía básica del sistema de gestión.
Las micro, pequeñas y medianas empresas, y las que no hacen actividades de alto riesgo, tienen un sistema simplificado de documentos y registros, según la R.M. 085-2013-TR.
Cuánto tiempo se guardan
| Registro | Plazo |
|---|---|
| Enfermedades ocupacionales | 20 años |
| Accidentes de trabajo e incidentes peligrosos | 10 años después del suceso |
| Los demás registros | 5 años después del suceso |
El artículo 35 del reglamento pide además un archivo activo con los eventos de los últimos 12 meses, para mostrarlo en una inspección. Lo anterior pasa a un archivo pasivo que se conserva por los plazos de la tabla.
Los documentos que debe exhibir
Aparte de los registros, el artículo 32 lista la documentación del sistema de gestión que el empleador debe exhibir:
- la política y los objetivos de SST;
- el reglamento interno de SST;
- la identificación de peligros, evaluación de riesgos y sus medidas de control (la matriz IPERC);
- el mapa de riesgos;
- la planificación de la actividad preventiva;
- el programa anual de SST.
La política y la matriz IPERC tienen que estar en un lugar visible del centro de trabajo.
En papel o en digital
El reglamento permite llevar los documentos y registros en medios físicos o digitales. Lo que importa es que estén completos, al día y que se puedan mostrar rápido. Un registro en papel que nadie encuentra el día de la inspección vale lo mismo que no tenerlo.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos registros obligatorios de SST hay?
Ocho, según el artículo 33 del D.S. 005-2012-TR: accidentes e incidentes, exámenes médicos ocupacionales, monitoreo de agentes, inspecciones internas, estadísticas, equipos de seguridad o emergencia, inducción y capacitación, y auditorías.
¿Tengo que usar los formatos de la RM 050-2013-TR?
Los formatos son referenciales: puede usar los suyos. Lo obligatorio es que cada registro tenga la información mínima que esos formatos establecen.
¿Cuántos años se guardan los registros?
El de enfermedades ocupacionales, 20 años; los de accidentes e incidentes peligrosos, 10 años; los demás, 5 años, contados desde el suceso.
¿Pueden ser digitales?
Sí. El reglamento permite llevar los registros y documentos en medios físicos o digitales.
Fuentes
FireTrack, SaniTrack, ArgOS y SSTrack son sistemas de Avantek, que también publica Solusegur. Cómo hacemos y revisamos estas guías.
